Política de Privacidad

Vigente: 6 de abril de 2026 · Última actualización: 6 de abril de 2026

1. Responsable del Tratamiento

MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S., identificada con NIT 901.862.977-7, con domicilio principal en la ciudad de Santa Marta, Magdalena, Colombia, operando bajo la marca comercial Maia Management, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través del sitio web maia-management.com y de todos sus procesos de reclutamiento.

Para efectos de la presente Política, también aplicamos las disposiciones del Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo) en lo relacionado con el tratamiento de datos personales.

2. Tipos de Datos Personales Recopilados

Recopilamos las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación personal: Nombre completo.
• Datos de contacto: Número de teléfono móvil/WhatsApp, dirección de correo electrónico, ciudad de residencia.
• Datos profesionales: Resumen de habilidades y experiencia laboral, nivel de inglés autoreportado, rol o posición de interés.
• Datos biométricos de voz (con consentimiento expreso): Grabación de audio de la entrevista de evaluación conducida por nuestro sistema automatizado, transcripción textual de la conversación.
• Datos generados por nuestro análisis automatizado: Nivel de inglés y español evaluados, habilidades verificadas, años de experiencia estimados, roles recientes, preferencias laborales (modalidad, horario, salario esperado), disponibilidad, apertura a reubicación, puntuación de comunicación y recomendación de idoneidad.
• Datos técnicos: Dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, páginas visitadas — recopilados automáticamente por los servicios de hosting y análisis.

No recopilamos datos de categorías especiales (datos sensibles) en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, tales como origen étnico o racial, orientación sexual, datos de salud o afiliación política, salvo que usted los proporcione voluntariamente en el contexto de su postulación.

3. Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de sus datos personales se realiza con fundamento en las siguientes bases legales, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012:

• Consentimiento libre, previo y expreso (Art. 9, Ley 1581): Al enviar su solicitud a través de nuestros formularios, usted otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales con las finalidades descritas en esta política. Para el procesamiento de grabaciones de voz, solicitamos además un consentimiento específico adicional antes de iniciar la llamada de evaluación, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.
• Ejecución de una relación contractual o precontractual: Para gestionar el proceso de reclutamiento del que usted hace parte como candidato.
• Interés legítimo: Para la operación de nuestros servicios de reclutamiento, mantenimiento de la seguridad de la plataforma y mejora de nuestros procesos.
• Obligación legal: Para cumplir con las obligaciones derivadas de la legislación laboral, fiscal y corporativa colombiana.

Usted puede revocar su consentimiento en cualquier momento sin efecto retroactivo, mediante comunicación a careers@maia-management.com.

4. Finalidades del Tratamiento

Sus datos personales son tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Evaluar su perfil profesional y determinar su idoneidad para oportunidades laborales disponibles y futuras.
• Gestionar el proceso de entrevista de evaluación automatizado.
• Incluirle en la base de datos interna de candidatos de Maia Management para matching actual y futuro.
• Comunicarle mediante WhatsApp y correo electrónico sobre oportunidades laborales relevantes.
• Presentar su candidatura a empleadores potenciales, previa su autorización.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias colombianas.
• Mejorar nuestros servicios mediante análisis estadísticos agregados y anónimos.

5. Sistema Automatizado de Evaluación

En cumplimiento de la Circular 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — instrucciones aplicables a sistemas automatizados que tratan datos personales — informamos lo siguiente:

• Identificación del sistema: Utilizamos un sistema automatizado de entrevistas por voz provisto por Bland.ai Inc. (con sede en los Estados Unidos). La asistente de evaluación, denominada "Maia", se identifica explícitamente como sistema automatizado al inicio de cada interacción.
• Consentimiento informado previo: Antes de iniciar cualquier llamada de evaluación, se solicita al candidato su consentimiento expreso e informado mediante un mensaje de WhatsApp. La llamada solo se inicia si el candidato responde ACEPTO (en español) o ACCEPT (en inglés).
• Naturaleza del tratamiento automatizado: El sistema analiza las respuestas de voz del candidato para generar una evaluación preliminar de competencias. Esta evaluación es un insumo para el equipo humano de reclutamiento y no constituye una decisión automatizada vinculante.
• Intervención humana: Todas las decisiones de presentación de candidatos a empleadores involucran revisión humana. Ninguna decisión de contratación se toma de manera exclusivamente automatizada, en cumplimiento del principio de no discriminación algorítmica.
• Grabación y retención: Las llamadas son grabadas y las grabaciones se conservan por un máximo de 12 meses.
• Derecho a rechazar: El candidato puede en cualquier momento rechazar la evaluación automatizada respondiendo CANCELAR al mensaje de WhatsApp. Su solicitud continuará siendo procesada manualmente.

6. Encargados del Tratamiento y Terceros

Compartimos datos personales únicamente con los siguientes terceros, todos vinculados al proceso de reclutamiento o a la operación técnica del servicio:

No vendemos sus datos personales a terceros. No compartimos datos con fines publicitarios ni de marketing ajenos a los servicios de Maia Management.

7. Transferencias Internacionales de Datos

Dado que algunos de nuestros proveedores tecnológicos tienen sede en los Estados Unidos (Bland.ai Inc., Twilio, Netlify, Resend, Google), sus datos personales pueden ser transferidos y procesados en ese país, que no cuenta con una declaración de adecuación formal bajo la legislación colombiana.

Para estas transferencias, implementamos las siguientes salvaguardas conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012:

• Contratación de proveedores con políticas de privacidad robustas y certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente.
• Limitación contractual del uso de los datos transferidos a las finalidades descritas en esta política.
• Verificación periódica del cumplimiento de los estándares de seguridad de los proveedores.

Al aceptar esta Política de Privacidad, usted autoriza expresamente dichas transferencias internacionales para las finalidades descritas.

8. Medidas de Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales, incluyendo:

• Cifrado HTTPS/TLS para todas las comunicaciones entre el navegador y el servidor.
• Almacenamiento de datos de candidatos en Netlify Blobs con controles de acceso restringido.
• Acceso al panel de administración protegido por clave segura.
• Transmisión de datos de voz e información sensible únicamente a través de canales cifrados.
• Revisión periódica de accesos y controles internos.

Sin embargo, ningún método de transmisión por internet es completamente seguro. En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos, le notificaremos conforme a los procedimientos establecidos por la SIC.

9. Período de Retención de Datos

Sus datos son conservados durante los siguientes plazos:

• Datos de perfil del candidato: 24 meses desde la última interacción activa, o hasta que solicite su eliminación.
• Grabaciones de voz y transcripciones: 12 meses desde la fecha de la entrevista.
• Datos de candidatos colocados exitosamente: Hasta 5 años para cumplimiento de obligaciones contractuales y laborales.
• Datos técnicos (logs, IP): Conforme a las políticas de retención de Netlify y Cloudflare, generalmente 90 días.

Vencidos estos plazos, sus datos serán eliminados de forma segura o anonimizados, salvo obligación legal de conservarlos.

10. Derechos ARCO de los Titulares

Conforme a los artículos 8 y 16 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene los siguientes derechos como titular de sus datos personales:

• Acceso (A): Conocer los datos personales que conservamos sobre usted y obtener una copia de los mismos.
• Rectificación (R): Solicitar la actualización o corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación/Supresión (C): Solicitar la eliminación de sus datos cuando hayan cumplido su finalidad, haya revocado su consentimiento o el tratamiento no sea conforme a la ley.
• Oposición (O): Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, incluyendo comunicaciones comerciales.

Adicionalmente, tiene derecho a:

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar su consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo.
• Presentar ante la SIC quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012.

11. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer sus derechos ARCO, siga el siguiente procedimiento:

• Paso 1: Envíe su solicitud a careers@maia-management.com con el asunto: "Solicitud Habeas Data — [Su Nombre] — [Tipo de Solicitud]".
• Paso 2: Incluya su nombre completo, número de documento de identidad, número de teléfono registrado y una descripción clara de su solicitud.
• Paso 3: Recibirá acuse de recibo en un plazo de 2 días hábiles.
• Paso 4: Para consultas, responderemos en un máximo de 10 días hábiles. Para reclamos, en un máximo de 15 días hábiles prorrogables por 8 días adicionales con aviso previo, conforme al artículo 15 de la Ley 1581.

12. Cómo Presentar una Queja ante la SIC

13. Cumplimiento de la Circular SIC 002 de 2024

En cumplimiento de la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio, que establece instrucciones sobre el uso de sistemas automatizados en el tratamiento de datos personales, informamos:

• Nuestro sistema automatizado de evaluación está diseñado para ser transparente con los candidatos sobre su naturaleza.
• Garantizamos que el tratamiento de datos por parte del sistema respeta los principios de finalidad, proporcionalidad y no discriminación.
• Mantenemos registros de las operaciones de tratamiento realizadas.
• El sistema no realiza perfilación discriminatoria ni toma decisiones basadas en categorías de datos sensibles.
• Contamos con mecanismos de supervisión humana sobre las evaluaciones generadas por el sistema.

14. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

Nuestro sitio web utiliza las siguientes tecnologías de seguimiento:

• Google Analytics 4 (GA4): Para análisis de tráfico web con datos agregados y anonimizados. No vinculamos estos datos con perfiles de candidatos individuales.
• Google Ads: Para seguimiento de conversiones de campañas publicitarias.
• Google Fonts: Para carga de tipografías — puede establecer cookies de sesión técnicas.

No utilizamos cookies de seguimiento propias ni publicidad comportamental. Puede gestionar las preferencias de cookies desde la configuración de su navegador.

15. Menores de Edad

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos personales de menores. Si usted es padre o tutor y cree que su hijo menor ha proporcionado datos sin su consentimiento, contáctenos para eliminarlos de inmediato.

16. Modificaciones a Esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas o en la legislación aplicable. Las modificaciones serán publicadas en esta página con la fecha de actualización. Le notificaremos los cambios sustanciales mediante el correo electrónico registrado cuando sea posible.

17. Asistente de WhatsApp (Maia)

Maia Management opera un asistente automatizado de WhatsApp, denominado Maia, disponible en el número +1 (903) 459-8763. Maia procesa mensajes con el objetivo de responder preguntas sobre nuestros servicios, calificar oportunidades de reclutamiento y enrutar conversaciones a nuestro equipo humano.

Procesamiento: Los mensajes son procesados por la API de Claude (Anthropic, Inc.). Anthropic actúa como encargado del tratamiento bajo estrictas políticas de seguridad y privacidad. Anthropic no utiliza estos mensajes para entrenar sus modelos.

Almacenamiento: Las conversaciones y datos de contacto se almacenan en nuestro panel CRM interno para gestión de leads. El acceso está restringido al equipo de Maia Management.

Enrutamiento humano: Las conversaciones calificadas como oportunidades comerciales son revisadas por Andrew Gallie (Director) u otro miembro autorizado del equipo.

Base legal: Interés legítimo (Art. 6.1.f GDPR) y consentimiento del usuario al iniciar la conversación voluntariamente (Ley 1581 de 2012, Art. 9).

Retención: Los datos de conversación se conservan un máximo de 24 meses desde el último contacto, salvo solicitud de eliminación previa.

Opt-out: Para no interactuar con el asistente, simplemente no envíe mensajes al +1 (903) 459-8763. Para solicitar la eliminación de sus datos, escriba a careers@maia-management.com.

18. Contacto

MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S. (Maia Management)
NIT 901.862.977-7
Santa Marta, Magdalena, Colombia
careers@maia-management.com
+1 903 459 8763
Términos de Servicio

Privacy Policy

Effective: 6 April 2026 · Last Updated: 6 April 2026

1. Data Controller

MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S., identified by NIT 901.862.977-7, with its principal address in Santa Marta, Magdalena, Colombia, operating under the commercial brand Maia Management, acts as the Data Controller of personal data collected through the website maia-management.com and all its recruitment processes.

2. Types of Personal Data Collected

We collect the following categories of personal data:

• Personal identification data: Full name.
• Contact data: Mobile phone/WhatsApp number, email address, city of residence.
• Professional data: Skills and work experience summary, self-reported English level, role or position of interest.
• Biometric voice data (with express consent): Audio recording of the screening interview conducted by our automated screening system, text transcript of the conversation.
• Data generated by our automated analysis: Evaluated English and Spanish levels, verified skills, estimated years of experience, recent roles, work preferences (modality, schedule, expected salary), availability, relocation openness, communication score, and suitability recommendation.
• Technical data: IP address, browser type, device, pages visited — automatically collected by hosting and analytics services.

We do not collect special categories of data (sensitive data) as defined in Article 5 of Law 1581 of 2012 — such as ethnic origin, sexual orientation, health data, or political affiliation — unless you voluntarily provide them in the context of your application.

3. Legal Basis for Processing

Processing of your personal data is carried out on the following legal bases, pursuant to Article 9 of Law 1581 of 2012:

• Free, prior, and express consent (Art. 9, Law 1581): By submitting your application through our forms, you provide express authorisation for the processing of your personal data for the purposes described in this policy. For voice recording processing, we additionally request specific consent before initiating the screening call.
• Performance of a contractual or pre-contractual relationship: To manage the recruitment process of which you are part as a candidate.
• Legitimate interest: For the operation of our recruitment services, platform security, and process improvement.
• Legal obligation: To comply with obligations under Colombian labour, tax, and corporate legislation.

4. Purposes of Processing

Your personal data is processed exclusively for the following purposes:

• Assessing your professional profile and determining your suitability for current and future employment opportunities.
• Managing the automated interview screening process.
• Including you in Maia Management's internal candidate database for current and future matching.
• Contacting you via WhatsApp and email about relevant employment opportunities.
• Presenting your candidacy to potential employers, with your prior knowledge.
• Fulfilling Colombian legal and regulatory obligations.
• Improving our services through aggregated, anonymised statistical analysis.

5. Automated Screening System

In compliance with SIC Circular 002 of 2024 — rules applicable to artificial-intelligence systems that process personal data — we inform you of the following:

• System identification: We use an automated voice interview system provided by Bland.ai Inc. (headquartered in the United States). The screening assistant, named "Maia", explicitly identifies itself as an automated system at the start of each interaction.
• Prior informed consent: Before any screening call begins, the candidate is asked for their express and informed consent via a WhatsApp message. The call only proceeds if the candidate replies ACCEPT (in English) or ACEPTO (in Spanish).
• Nature of automated processing: The system analyses the candidate's voice responses to generate a preliminary competency assessment. This assessment is an input for the human recruitment team and does not constitute a binding automated decision.
• Human oversight: All decisions to present candidates to employers involve human review. No hiring decision is made exclusively through automated means.
• Recording and retention: Calls are recorded and retained for a maximum of 12 months.
• Right to decline: Candidates may decline the automated screening at any time by replying CANCEL to the WhatsApp message. Their application will continue to be processed manually.

6. Data Processors and Third Parties

We share personal data only with the following third parties, all connected to the recruitment process or the technical operation of the service:

We do not sell your personal data. We do not share data for advertising or marketing purposes unrelated to Maia Management's services.

7. International Data Transfers

Since some of our technology providers are headquartered in the United States (Bland.ai Inc., Twilio, Netlify, Resend, Google), your personal data may be transferred to and processed in that country, which does not have a formal adequacy declaration under Colombian legislation.

For these transfers, we implement the following safeguards pursuant to Article 26 of Law 1581 of 2012:

• Contracting providers with robust privacy policies and internationally recognised security certifications.
• Contractual limitation of the use of transferred data to the purposes described in this policy.
• Periodic verification of provider security standard compliance.

By accepting this Privacy Policy, you expressly authorise such international transfers for the purposes described.

8. Security Measures

We implement appropriate technical and organisational measures to protect your personal data, including:

• HTTPS/TLS encryption for all communications between browser and server.
• Candidate data storage in Netlify Blobs with restricted access controls.
• Administration panel access protected by secure key.
• Voice data and sensitive information transmitted only through encrypted channels.
• Periodic review of access and internal controls.

However, no method of internet transmission is completely secure. In the event of a security breach affecting your data, we will notify you in accordance with SIC procedures.

9. Data Retention Period

Your data is retained for the following periods:

• Candidate profile data: 24 months from last active interaction, or until you request deletion.
• Voice recordings and transcripts: 12 months from the interview date.
• Data for successfully placed candidates: Up to 5 years to fulfil contractual and employment obligations.
• Technical data (logs, IP): In accordance with Netlify and Cloudflare retention policies, generally 90 days.

10. ARCO Rights of Data Subjects

Pursuant to Articles 8 and 16 of Law 1581 of 2012, you have the following rights as the owner of your personal data:

• Access (A): To know what personal data we hold about you and obtain a copy.
• Rectification (R): To request the update or correction of inaccurate, incomplete, or outdated data.
• Cancellation/Deletion (C): To request deletion of your data when it has fulfilled its purpose, you have revoked consent, or the processing does not comply with law.
• Opposition (O): To object to the processing of your data for specific purposes, including commercial communications.

You also have the right to:

• Request proof of the authorisation granted for processing.
• Be informed of how your data has been used.
• Revoke your consent at any time, without retroactive effect.
• File complaints with the SIC for violations of Law 1581 of 2012.

11. How to Exercise Your Rights

To exercise your ARCO rights, follow this procedure:

• Step 1: Send your request to careers@maia-management.com with the subject: "Data Rights Request — [Your Name] — [Request Type]".
• Step 2: Include your full name, ID number, registered phone number, and a clear description of your request.
• Step 3: You will receive an acknowledgement within 2 business days.
• Step 4: For enquiries, we will respond within a maximum of 10 business days. For complaints, within 15 business days, extendable by 8 additional days with prior notice, pursuant to Article 15 of Law 1581.

12. How to File a Complaint with the SIC

13. SIC Circular 002 of 2024 — Automated-Processing Compliance

In compliance with SIC Circular 002 of 2024 — which sets out rules for automated systems (including agentic systems) that process personal data — we confirm the following:

• Our automated screening system is designed to be transparent with candidates about its nature.
• We ensure the system's data processing respects the principles of purpose limitation, proportionality, and non-discrimination.
• We maintain records of processing operations.
• The system does not perform discriminatory profiling or make decisions based on sensitive data categories.
• We maintain human oversight mechanisms over assessments generated by the system.

14. Cookies and Tracking

Our website uses the following tracking technologies:

• Google Analytics 4 (GA4): For web traffic analysis with aggregated, anonymised data. We do not link this data to individual candidate profiles.
• Google Ads: For advertising campaign conversion tracking.
• Google Fonts: For typography loading — may set technical session cookies.

We do not use first-party tracking cookies or behavioural advertising. You can manage cookie preferences from your browser settings.

15. Children

Our services are not directed at individuals under 18 years of age. We do not knowingly collect personal data from minors. If you are a parent or guardian and believe your minor child has provided data without your consent, contact us to delete it immediately.

16. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy periodically to reflect changes in our practices or applicable legislation. Changes will be published on this page with the update date. We will notify you of material changes via your registered email address when possible.

17. WhatsApp Assistant (Maia)

Maia Management operates an automated WhatsApp assistant, named Maia, available at +1 (903) 459-8763. Maia processes messages to answer questions about our services, qualify recruitment opportunities, and route conversations to our human team.

Data processing: Messages are processed by the Claude API (Anthropic, Inc.). Anthropic acts as a data processor under strict security and privacy policies and does not use these messages to train its models.

Storage: Conversations and contact data are stored in our internal CRM dashboard for lead management. Access is restricted to the Maia Management team.

Human routing: Conversations qualified as business opportunities are reviewed by Andrew Gallie (Director) or another authorised team member.

Lawful basis: Legitimate interest (Art. 6.1.f GDPR) and user consent by voluntarily initiating the conversation (Colombian Law 1581 of 2012, Art. 9).

Retention: Conversation data is retained for a maximum of 24 months from last contact, unless you request deletion sooner.

Opt-out: To avoid interacting with the assistant, do not send messages to +1 (903) 459-8763. To request deletion of your data, write to careers@maia-management.com.

18. Contact

MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S. (Maia Management)
NIT 901.862.977-7
Santa Marta, Magdalena, Colombia
careers@maia-management.com
+1 903 459 8763
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