Términos de Servicio

Vigente: 6 de abril de 2026 · Última actualización: 6 de abril de 2026

1. Quiénes Somos

MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S. (NIT 901.862.977-7), operando comercialmente como Maia Management, es una agencia de reclutamiento y headhunting bilingüe con sede en Santa Marta, Colombia. No publicamos listados públicos de vacantes; operamos exclusivamente mediante búsqueda directa de talento y bases de datos internas de candidatos para satisfacer las necesidades específicas de nuestros clientes nacionales e internacionales.

Al utilizar nuestro sitio web maia-management.com, enviar una solicitud de candidato, o interactuar con nuestros procesos de reclutamiento (incluyendo el proceso de evaluación automatizado), usted acepta estos Términos de Servicio.

2. Servicios que Prestamos

Maia Management presta los siguientes servicios:

• Reclutamiento y headhunting: Identificación, evaluación y presentación de candidatos a clientes empleadores en los sectores marítimo, hospitalidad, manufactura, tecnología/BPO, modelos y talento, producción de medios, bienestar y corporativo.
• Evaluación de candidatos: Pre-selección mediante entrevistas automatizadas de voz conducidas por nuestro asistente Maia, revisadas posteriormente por nuestro equipo humano.
• Consultoría de contratación: Asesoría a empresas cliente sobre requisitos de talento y estructuras de contratación conformes con la legislación laboral colombiana.

Maia Management actúa como intermediario entre candidatos y empleadores. No somos empleadores directos salvo cuando se indique expresamente en la oferta de empleo específica.

3. Proceso de Evaluación Automatizado

Como parte de nuestro proceso de selección, utilizamos un sistema automatizado de entrevistas por voz. Este proceso funciona de la siguiente manera:

• Notificación previa: Antes de iniciar la llamada de evaluación, recibirá un mensaje de WhatsApp informándole que la entrevista será conducida por un sistema de inteligencia artificial. Se le solicitará su consentimiento expreso antes de continuar.
• Identificación como IA: La asistente de evaluación, denominada "Maia", se identifica explícitamente como una inteligencia artificial al inicio de cada llamada, en cumplimiento del artículo 40 del Decreto 1377 de 2013 y la Circular 002 de 2024 de la SIC.
• Grabación y transcripción: La llamada de evaluación será grabada y transcrita. Al otorgar su consentimiento para el proceso de evaluación, usted autoriza expresamente dicha grabación conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.
• Análisis automatizado: El sistema analiza sus respuestas para generar una evaluación de habilidades, nivel de idioma, disponibilidad y aptitud general. Esta evaluación es revisada por nuestro equipo humano de reclutamiento. No se toman decisiones de contratación de forma totalmente automatizada.
• Derecho a rechazar: Puede negarse a participar en la evaluación automatizada en cualquier momento respondiendo CANCELAR al mensaje de WhatsApp. Su solicitud permanecerá activa y será revisada manualmente.

Asistente de WhatsApp para clientes: Operamos también a Maia en WhatsApp (+1 903 459-8763) para la calificación inicial de leads y consultas de clientes. Las conversaciones son procesadas por la API de Claude (Anthropic, Inc.) y almacenadas en nuestro CRM interno. Consulte la Política de Privacidad para más detalles.

4. Datos Recopilados

Al postularse como candidato, recopilamos la siguiente información personal:

• Datos de identificación: Nombre completo.
• Datos de contacto: Número de teléfono/WhatsApp, dirección de correo electrónico, ciudad de residencia.
• Datos profesionales: Resumen de habilidades y experiencia, nivel de inglés autoreportado, rol o posición de interés.
• Datos de la entrevista: Grabación de voz de la llamada de evaluación, transcripción textual de la entrevista, análisis generado por nuestro sistema de evaluación (nivel de inglés y español, habilidades verificadas, años de experiencia, roles recientes, preferencias laborales, disponibilidad, expectativa salarial, disposición a reubicarse, puntuación de comunicación, recomendación).

5. Uso de los Datos

Sus datos personales son utilizados exclusivamente para los siguientes propósitos:

• Evaluar su perfil profesional y determinar su idoneidad para oportunidades laborales disponibles.
• Incluirle en nuestra base de datos interna de candidatos para matching con posiciones actuales y futuras.
• Contactarle mediante WhatsApp y correo electrónico sobre oportunidades laborales relevantes a su perfil.
• Presentar su candidatura a empleadores potenciales, siempre con su conocimiento previo.
• Cumplir con nuestras obligaciones legales bajo la legislación colombiana.

Sus datos no serán vendidos ni cedidos a terceros ajenos al proceso de reclutamiento.

6. Retención de Datos

Sus datos serán conservados por los siguientes períodos:

• Datos de perfil del candidato: 24 meses desde su última interacción activa o hasta que solicite su eliminación, para poder considerarle en futuras oportunidades.
• Grabaciones y transcripciones de entrevistas: 12 meses desde la fecha de la entrevista.
• Datos de candidatos colocados exitosamente: Hasta 5 años para cumplimiento de obligaciones contractuales y laborales.

Transcurridos estos plazos, sus datos serán eliminados de forma segura salvo que exista una obligación legal de conservarlos por mayor tiempo.

7. Sus Derechos bajo la Ley 1581 de 2012

Como titular de datos personales bajo la legislación colombiana de protección de datos (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013), usted tiene los siguientes derechos:

• Acceso (Artículo 8, literal a): Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Puede solicitar en cualquier momento una copia de los datos que conservamos sobre usted.
• Rectificación (Artículo 8, literal b): Solicitar la corrección de información inexacta, incompleta o desactualizada.
• Supresión/Cancelación (Artículo 8, literal c): Solicitar la eliminación de sus datos cuando: (i) no sean necesarios para los fines del tratamiento; (ii) haya revocado su consentimiento; (iii) el tratamiento no cumpla con la ley. Tenga en cuenta que la eliminación puede no ser posible cuando exista obligación legal de conservar los datos.
• Oposición (Artículo 8, literal d): Oponerse al tratamiento de sus datos para determinados propósitos, incluyendo el uso para contacto comercial futuro.
• Prueba del consentimiento (Artículo 8, literal e): Solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Información sobre cesiones (Artículo 8, literal f): Ser informado sobre a quiénes han sido cedidos sus datos.
• Revocación del consentimiento (Artículo 8, literal h): Revocar su consentimiento para el tratamiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo.

8. Cómo Ejercer sus Derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos descritos anteriormente, puede contactarnos por los siguientes medios:

• Correo electrónico: careers@maia-management.com — con el asunto "Solicitud Habeas Data — [Su Nombre]"
• WhatsApp: +1 903 459 8763

Atenderemos su solicitud en un plazo máximo de 10 días hábiles para dar respuesta, y 15 días hábiles adicionales para resolver consultas o reclamos, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si considera que su solicitud no fue atendida de forma satisfactoria, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Consulte el procedimiento en la sección de nuestra Política de Privacidad.

9. Responsabilidades del Candidato

Al utilizar nuestros servicios, usted se compromete a:

• Proporcionar información veraz, completa y actualizada en su solicitud.
• Notificarnos de inmediato sobre cualquier cambio relevante en su información de contacto o situación laboral.
• No suplantar la identidad de terceros ni proporcionar información falsa.
• Utilizar los enlaces de entrevista únicamente para su propio proceso de evaluación.

10. Limitación de Responsabilidad

Maia Management no garantiza la obtención de empleo como resultado del proceso de selección. Nuestro rol es el de intermediario; la decisión de contratación final corresponde al empleador cliente.

No nos responsabilizamos por interrupciones en el servicio causadas por fuerza mayor, fallos de terceros proveedores tecnológicos (Claude AI (Anthropic), Twilio, Netlify), o circunstancias fuera de nuestro control razonable.

11. Propiedad Intelectual

Todo el contenido del sitio web maia-management.com, incluyendo textos, imágenes, logotipos y código, es propiedad de MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S. y está protegido por las leyes colombianas e internacionales de propiedad intelectual. Queda prohibida su reproducción sin autorización expresa.

12. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos de Servicio se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Colombia. Para cualquier controversia derivada de estos términos o de los servicios prestados, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales de Santa Marta, Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiere corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro.

La legislación aplicable incluye, sin limitarse a:

• Ley 1581 de 2012 — Protección de datos personales (Habeas Data)
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación de la Ley 1581
• Ley 1266 de 2008 — Habeas Data financiero
• Ley 527 de 1999 — Comercio electrónico
• Código Sustantivo del Trabajo de Colombia

13. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de modificar estos Términos de Servicio en cualquier momento. Los cambios se publicarán en esta página con la fecha de actualización. El uso continuado de nuestros servicios tras la publicación de cambios constituye su aceptación de los términos actualizados.

14. Contacto

MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S.
Operando como Maia Management
NIT 901.862.977-7
Santa Marta, Magdalena, Colombia
careers@maia-management.com
+1 903 459 8763
maia-management.com

Terms of Service

Effective: 6 April 2026 · Last Updated: 6 April 2026

1. Who We Are

MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S. (NIT 901.862.977-7), trading as Maia Management, is a bilingual recruitment and headhunting agency headquartered in Santa Marta, Colombia. We do not publish public job listings; we operate exclusively through direct talent search and internal candidate databases to meet the specific needs of our national and international clients.

By using our website maia-management.com, submitting a candidate application, or engaging with our recruitment processes (including the automated screening process), you agree to these Terms of Service.

2. Services We Provide

Maia Management provides the following services:

• Recruitment and headhunting: Identification, assessment, and presentation of candidates to employer clients across the maritime, hospitality, manufacturing, technology/BPO, models & talent, media production, wellness, and corporate sectors.
• Candidate screening: Pre-selection through automated voice interviews conducted by our assistant Maia, subsequently reviewed by our human team.
• Hiring consultancy: Advisory services to client companies on talent requirements and hiring structures compliant with Colombian labour law.

Maia Management acts as an intermediary between candidates and employers. We are not a direct employer unless expressly stated in a specific job offer.

3. Automated Screening Process

As part of our selection process, we use an automated voice interview system. This process works as follows:

• Prior notice: Before the screening call begins, you will receive a WhatsApp message informing you that the interview will be conducted by an artificial intelligence system. Your express consent will be requested before proceeding.
• AI identification: The screening assistant, named "Maia", explicitly identifies itself as an artificial intelligence at the start of every call, in compliance with SIC Circular 002 of 2024.
• Recording and transcription: The screening call will be recorded and transcribed. By providing consent for the screening process, you expressly authorise this recording under Article 9 of Law 1581 of 2012.
• Automated analysis: The system analyses your responses to generate an assessment of your skills, language level, availability, and general suitability. This assessment is reviewed by our human recruitment team. No hiring decisions are made in a fully automated manner.
• Right to decline: You may decline to participate in the automated screening at any time by replying CANCEL to the WhatsApp message. Your application will remain active and be reviewed manually.

WhatsApp assistant for client inquiries: We also operate Maia on WhatsApp (+1 903 459-8763) for initial lead qualification and client queries. Conversations are processed by the Claude API (Anthropic, Inc.) and stored in our internal CRM. See our Privacy Policy for full details.

4. Data Collected

When applying as a candidate, we collect the following personal information:

• Identification data: Full name.
• Contact data: Phone/WhatsApp number, email address, city of residence.
• Professional data: Skills and experience summary, self-reported English level, role or position of interest.
• Interview data: Voice recording of the screening call, text transcript of the interview, analysis generated by our screening system (English and Spanish level, verified skills, years of experience, recent roles, work preferences, availability, salary expectations, relocation openness, communication score, recommendation).

5. Use of Data

Your personal data is used exclusively for the following purposes:

• Assessing your professional profile and determining your suitability for available opportunities.
• Including you in our internal candidate database for matching with current and future positions.
• Contacting you via WhatsApp and email about opportunities relevant to your profile.
• Presenting your candidacy to potential employers, always with your prior knowledge.
• Fulfilling our legal obligations under Colombian legislation.

Your data will not be sold or transferred to third parties outside the recruitment process.

6. Data Retention

Your data will be retained for the following periods:

• Candidate profile data: 24 months from your last active interaction, or until you request deletion, to allow us to consider you for future opportunities.
• Interview recordings and transcripts: 12 months from the interview date.
• Data for successfully placed candidates: Up to 5 years to fulfil contractual and employment obligations.

After these periods, your data will be securely deleted unless there is a legal obligation to retain it for longer.

7. Your Rights under Law 1581 of 2012

As a personal data subject under Colombian data protection legislation (Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013), you have the following rights:

• Access (Article 8, paragraph a): To know, update, and rectify your personal data. You may request a copy of the data we hold about you at any time.
• Rectification (Article 8, paragraph b): To request correction of inaccurate, incomplete, or outdated information.
• Deletion/Cancellation (Article 8, paragraph c): To request deletion of your data when: (i) it is no longer needed for the processing purposes; (ii) you have revoked consent; (iii) the processing does not comply with the law. Note that deletion may not be possible where there is a legal obligation to retain the data.
• Objection (Article 8, paragraph d): To object to the processing of your data for certain purposes, including use for future commercial contact.
• Proof of consent (Article 8, paragraph e): To request evidence of the authorisation granted for processing your data.
• Information on transfers (Article 8, paragraph f): To be informed of who your data has been transferred to.
• Revocation of consent (Article 8, paragraph h): To revoke your consent for processing at any time, without retroactive effect.

8. How to Exercise Your Rights

To exercise any of the rights described above, you can contact us through the following channels:

• Email: careers@maia-management.com — with the subject line "Data Rights Request — [Your Name]"
• WhatsApp: +1 903 459 8763

We will acknowledge your request within a maximum of 10 business days, and resolve enquiries or complaints within a further 15 business days, in accordance with Articles 14 and 15 of Law 1581 of 2012.

If you believe your request was not adequately addressed, you may file a complaint with the Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Please refer to our Privacy Policy for the complaint procedure.

9. Candidate Responsibilities

By using our services, you agree to:

• Provide truthful, complete, and up-to-date information in your application.
• Notify us promptly of any relevant changes to your contact information or employment situation.
• Not impersonate third parties or provide false information.
• Use interview links solely for your own screening process.

10. Limitation of Liability

Maia Management does not guarantee employment as a result of the selection process. Our role is that of an intermediary; the final hiring decision rests with the employer client.

We are not liable for service interruptions caused by force majeure, failures of third-party technology providers (Claude AI (Anthropic), Twilio, Netlify), or circumstances beyond our reasonable control.

11. Intellectual Property

All content on maia-management.com, including text, images, logos, and code, is the property of MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S. and is protected by Colombian and international intellectual property laws. Reproduction without express written authorisation is prohibited.

12. Governing Law and Jurisdiction

These Terms of Service are governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Colombia. For any dispute arising from these terms or the services provided, the parties submit to the jurisdiction of the courts and tribunals of Santa Marta, Colombia, waiving any other jurisdiction that may correspond to them by reason of their present or future domicile.

Applicable legislation includes, without limitation:

• Law 1581 of 2012 — Personal data protection (Habeas Data)
• Decree 1377 of 2013 — Regulation of Law 1581
• Law 1266 of 2008 — Financial Habeas Data
• Law 527 of 1999 — Electronic commerce
• Colombian Labour Code (Código Sustantivo del Trabajo)

13. Modifications

We reserve the right to modify these Terms of Service at any time. Changes will be published on this page with the update date. Continued use of our services after publication of changes constitutes your acceptance of the updated terms.

14. Contact

MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S.
Trading as Maia Management
NIT 901.862.977-7
Santa Marta, Magdalena, Colombia
careers@maia-management.com
+1 903 459 8763
maia-management.com