Terms & Conditions

1. Objeto

Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso del sitio web maia-management.com y los servicios prestados por Maia Management Group S.A.S. (NIT 901.862.977-7), con domicilio en Santa Marta, Magdalena, Colombia, un servicio de MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S. (en adelante, "Maia Management", "la Empresa", "nosotros").

Al acceder a nuestro sitio web, enviar un formulario de aplicación o contratar nuestros servicios, usted acepta estos Términos en su totalidad. Si no está de acuerdo con alguna de sus disposiciones, le pedimos que se abstenga de utilizar el sitio.

2. Definiciones

• Candidato: Persona natural que solicita ser considerada para una vacante laboral a través de los servicios de Maia Management.
• Cliente: Empresa u organización que contrata los servicios de reclutamiento de Maia Management para cubrir una o más vacantes.
• Colocación: El evento en que un Candidato es contratado por un Cliente a través de la gestión de Maia Management.
• Servicios: Los servicios de búsqueda, selección y presentación de talento humano prestados por Maia Management a los Clientes, de forma gratuita para los Candidatos.
• Sitio Web: El sitio accesible en maia-management.com y sus subdominios.

3. Servicios para Candidatos

Maia Management presta sus servicios de reclutamiento de forma completamente gratuita para los candidatos. Nunca cobraremos al candidato por presentar su perfil, participar en procesos de selección ni por ser colocado en una vacante.

Al enviar una solicitud de aplicación, el candidato:

• Declara que toda la información proporcionada es veraz, completa y actualizada.
• Autoriza a Maia Management a compartir su perfil con Clientes potenciales como parte del proceso de reclutamiento.
• Consiente el tratamiento de sus datos personales conforme a nuestra Política de Privacidad y la Ley 1581 de 2012.
• Reconoce que la presentación de su candidatura no garantiza una oferta de empleo.

Maia Management actuará como intermediario. La relación laboral se establece únicamente entre el Candidato y el Cliente contratante. Maia Management no es empleador del candidato salvo que expresamente se indique lo contrario.

4. Evaluación Automatizada

Como parte de nuestro proceso de preselección, utilizamos un sistema automatizado de evaluación por voz (denominado "Maia") que puede incluir:

• Envío de mensajes por WhatsApp para agendar llamadas de evaluación.
• Entrevistas de voz realizadas por nuestro asistente automatizado Maia, que se identifica como sistema de inteligencia artificial al inicio de cada llamada en cumplimiento de la Circular 002 de 2024 de la SIC.
• Grabación y transcripción de la llamada para evaluación de habilidades, idioma y ajuste cultural.

Al marcar la opción de consentimiento en el formulario de aplicación, el candidato autoriza expresamente este proceso. La evaluación automatizada es de carácter preliminar; todas las decisiones de contratación involucran revisión humana. El candidato puede retirarse del proceso de evaluación en cualquier momento respondiendo CANCELAR al mensaje de WhatsApp o contactándonos directamente, sin que esto afecte negativamente su aplicación.

5. Servicios para Clientes

Maia Management presta a sus Clientes servicios de reclutamiento, búsqueda de talento, y asesoría en procesos de selección en Colombia. Los términos específicos de cada encargo (alcance, honorarios, plazos y condiciones de garantía) se establecerán en el acuerdo de servicios firmado entre las partes.

Salvo pacto en contrario, aplican las siguientes condiciones generales:

• Honorarios: Maia Management cobra sus honorarios exclusivamente al Cliente, nunca al Candidato. Los honorarios son exigibles en el momento de la Colocación o según lo acordado por escrito.
• Garantía de 90 días: Si el candidato colocado abandona el puesto o es desvinculado por causa no imputable al Cliente dentro de los primeros 90 días de inicio de labores, Maia Management realizará una búsqueda de reemplazo sin costo adicional, sujeto a que el Cliente haya cumplido con sus obligaciones contractuales y de pago.
• Exclusividad: Salvo acuerdo en contrario, las búsquedas no son en exclusiva. Maia Management puede atender otros clientes simultáneamente.
• Responsabilidad del cliente: El Cliente es responsable de verificar de forma independiente las credenciales, referencias y aptitudes del candidato antes de formalizar la contratación.

6. Cumplimiento Laboral y Legal

A través de Maia Legal & Accounting, ofrecemos asesoría en contratación laboral, nómina, seguridad social y cumplimiento regulatorio bajo la ley colombiana. Este servicio complementario se rige por los acuerdos específicos suscritos con cada cliente.

El Cliente reconoce ser responsable del cumplimiento de las obligaciones laborales, parafiscales y tributarias derivadas de la relación de trabajo con los candidatos que contrate, salvo que Maia Legal & Accounting asuma expresamente dichas obligaciones por escrito.

7. Propiedad Intelectual

Todo el contenido del Sitio Web —incluyendo textos, diseño, logotipos, imágenes, código fuente y marca comercial "Maia Management"— es propiedad exclusiva de Maia Management Group S.A.S. o de sus licenciantes, y está protegido por las leyes de propiedad intelectual colombianas y los tratados internacionales aplicables.

Queda prohibida la reproducción, distribución, modificación o uso comercial de cualquier contenido del Sitio Web sin autorización previa y escrita de Maia Management.

8. Limitación de Responsabilidad

Maia Management actúa como intermediario entre Candidatos y Clientes. En consecuencia:

• No garantizamos que el Sitio Web esté libre de interrupciones, errores o virus.
• No somos responsables de las decisiones de contratación adoptadas por los Clientes ni de los términos de la relación laboral establecida entre Candidato y Cliente.
• No asumimos responsabilidad por información falsa o inexacta proporcionada por Candidatos o Clientes.
• Nuestra responsabilidad frente al Cliente, en caso de reclamación válida, se limita al valor de los honorarios efectivamente pagados por el servicio objeto de la reclamación.

Nada en estos Términos excluye la responsabilidad que no pueda limitarse o excluirse conforme a la legislación colombiana vigente.

9. Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de datos personales realizado por Maia Management se rige por nuestra Política de Privacidad y por la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data). Al usar el Sitio Web y sus formularios, usted consiente dicho tratamiento en los términos allí descritos.

10. Cookies

El Sitio Web puede utilizar cookies funcionales y analíticas. El detalle de las cookies empleadas y las opciones de consentimiento se describen en nuestra Política de Privacidad. Al usar el Sitio Web, usted tiene la opción de aceptar o rechazar el uso de cookies no esenciales a través del banner de consentimiento que aparece en su primera visita.

11. Conducta del Usuario

Al utilizar el Sitio Web y sus servicios, el usuario se compromete a:

• No proporcionar información falsa, engañosa o fraudulenta.
• No utilizar el Sitio Web para fines ilícitos o contrarios al orden público.
• No intentar acceder sin autorización a sistemas, datos o redes relacionados con el Sitio Web.
• No realizar scraping, automatización no autorizada o cualquier acción que afecte la disponibilidad del Sitio Web.

12. Modificaciones

Maia Management se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios serán efectivos desde su publicación en el Sitio Web. La fecha de "Última actualización" al inicio del documento refleja la versión vigente. El uso continuado del Sitio Web tras la publicación de cambios implica la aceptación de los Términos actualizados.

13. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para la resolución de cualquier controversia, las partes se someten a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Santa Marta, Colombia, salvo que las partes acuerden un mecanismo alternativo de resolución de conflictos.

14. Contacto

Para consultas, reclamaciones o ejercicio de derechos relacionados con estos Términos:

Maia Management Group S.A.S.
NIT 901.862.977-7
Santa Marta, Magdalena, Colombia
careers@maia-management.com
+1 903 459 8763

1. Purpose

These Terms and Conditions govern access to and use of the website maia-management.com and the services provided by Maia Management Group S.A.S. (NIT 901.862.977-7), domiciled in Santa Marta, Magdalena, Colombia, a MAIA MANAGEMENT GROUP S.A.S. service (hereinafter "Maia Management", "the Company", "we").

By accessing our website, submitting an application form, or engaging our services, you accept these Terms in full. If you do not agree with any provision, please refrain from using the site.

2. Definitions

• Candidate: A natural person who applies to be considered for a job vacancy through Maia Management's services.
• Client: A company or organisation that engages Maia Management's recruitment services to fill one or more vacancies.
• Placement: The event in which a Candidate is hired by a Client through Maia Management's efforts.
• Services: The talent search, selection, and presentation services provided by Maia Management to Clients, at no cost to Candidates.
• Website: The site accessible at maia-management.com and its subdomains.

3. Services for Candidates

Maia Management provides its recruitment services completely free of charge for candidates. We will never charge a candidate for submitting their profile, participating in selection processes, or being placed in a role.

By submitting an application, the candidate:

• Declares that all information provided is truthful, complete, and up to date.
• Authorises Maia Management to share their profile with potential Clients as part of the recruitment process.
• Consents to the processing of their personal data in accordance with our Privacy Policy and Colombian Law 1581 of 2012.
• Acknowledges that submitting a candidacy does not guarantee a job offer.

Maia Management acts as an intermediary. The employment relationship is established solely between the Candidate and the hiring Client. Maia Management is not the employer of the candidate unless expressly stated otherwise.

4. Automated AI Screening

As part of our pre-screening process, we use Maia, an automated evaluation system, which may include:

• WhatsApp messages to schedule screening calls.
• Voice interviews conducted by Maia, which will identify itself as automated from the outset.
• Recording and transcription of the call to assess skills, language proficiency, and cultural fit.

By ticking the consent option on the application form, the candidate expressly authorises this process. The automated assessment is preliminary in nature; all hiring decisions involve human review. The candidate may withdraw from the screening process at any time by replying CANCEL to the WhatsApp message or by contacting us directly, without this negatively affecting their application.

5. Services for Clients

Maia Management provides Clients with recruitment, talent search, and selection advisory services in Colombia. The specific terms of each engagement (scope, fees, timelines, and guarantee conditions) are set out in the service agreement signed between the parties.

Unless otherwise agreed, the following general conditions apply:

• Fees: Maia Management charges fees exclusively to the Client, never to the Candidate. Fees are payable upon Placement or as agreed in writing.
• 90-Day Guarantee: If a placed candidate leaves or is terminated for reasons not attributable to the Client within the first 90 days of employment, Maia Management will conduct a replacement search at no additional cost, provided the Client has fulfilled its contractual and payment obligations.
• Exclusivity: Unless otherwise agreed, searches are non-exclusive. Maia Management may serve other clients simultaneously.
• Client responsibility: The Client is responsible for independently verifying the credentials, references, and suitability of any candidate prior to formalising employment.

6. Labour and Legal Compliance

Through Maia Legal & Accounting, we offer advisory services on employment contracts, payroll, social security, and regulatory compliance under Colombian law. This complementary service is governed by specific agreements entered into with each client.

The Client acknowledges responsibility for compliance with labour, parafiscal, and tax obligations arising from the employment relationship with hired candidates, unless Maia Legal & Accounting expressly assumes such obligations in writing.

7. Intellectual Property

All content on the Website — including texts, design, logos, images, source code, and the "Maia Management" trademark — is the exclusive property of Maia Management Group S.A.S. or its licensors, and is protected by Colombian intellectual property laws and applicable international treaties.

Reproduction, distribution, modification, or commercial use of any Website content without prior written authorisation from Maia Management is prohibited.

8. Limitation of Liability

Maia Management acts as an intermediary between Candidates and Clients. Accordingly:

• We do not guarantee that the Website will be free from interruptions, errors, or viruses.
• We are not responsible for hiring decisions made by Clients or for the terms of the employment relationship established between a Candidate and a Client.
• We assume no liability for false or inaccurate information provided by Candidates or Clients.
• Our liability to the Client, in the event of a valid claim, is limited to the value of the fees actually paid for the service giving rise to the claim.

Nothing in these Terms excludes liability that cannot be limited or excluded under applicable Colombian law.

9. Personal Data Processing

The processing of personal data by Maia Management is governed by our Privacy Policy and by Colombian Law 1581 of 2012 (Habeas Data). By using the Website and its forms, you consent to such processing as described therein.

10. Cookies

The Website may use functional and analytics cookies. Details of the cookies used and consent options are described in our Privacy Policy. When using the Website, you may accept or decline non-essential cookies via the consent banner that appears on your first visit.

11. User Conduct

When using the Website and its services, the user agrees to:

• Not provide false, misleading, or fraudulent information.
• Not use the Website for unlawful purposes or purposes contrary to public policy.
• Not attempt to gain unauthorised access to systems, data, or networks related to the Website.
• Not engage in scraping, unauthorised automation, or any action that affects the availability of the Website.

12. Amendments

Maia Management reserves the right to modify these Terms at any time. Changes take effect upon publication on the Website. The "Last Updated" date at the top of this document reflects the current version. Continued use of the Website following publication of changes implies acceptance of the updated Terms.

13. Governing Law and Jurisdiction

These Terms are governed by the laws of the Republic of Colombia. For the resolution of any dispute, the parties submit to the jurisdiction of the competent courts of Santa Marta, Colombia, unless the parties agree on an alternative dispute resolution mechanism.

14. Contact

For enquiries, complaints, or the exercise of rights related to these Terms:

Maia Management Group S.A.S.
NIT 901.862.977-7
Santa Marta, Magdalena, Colombia
careers@maia-management.com
+1 903 459 8763